Apr 3, 2014

Huomio, tärkeät paperit - kasoihin järjesty!

Heippa!

Tällä viikolla olen järjestellyt papereita. En kuitenkaan samoja kuin viime viikolla, niitä kivoja postikortteja ja piirustuksia, vaan "tärkeitä" papereita. Niitä, joita pitää säilyttää esimerkiksi veroilmoitusta varten tai siltä varalta, että ostotapahtumassa on jotain häikkää.

En valitettavasti saanut kovin hienoja kuvia tähän juttuun liittyen, koska otin kuvat nyt jo päivänvalon mentyä. Jotta tässä postauksessa olisi siis jotain kaunista ja viehättävää, laitan kuvan Münchenin keväisistä maisemista. Otin kuvan, kun olin lasten kanssa Hirschgartenin leikkikentällä. Ihanaa päivänvaloa ja vaaleanvihreää!


No niin, sitten itse asiaan. Virallisten papereiden järjestäminen on tosi ärsyttävää. Mitä pitäisi säästää ehdottomasti? Mitä olisi järkevä säästää? Mitä voi säästää pelkästään sähköisenä? Ja miten kauan mitäkin lippulappua on syytä säästää? Siinä muutama kysymys, jotka ainakin minulle ovat aiheuttaneet päänvaivaa.

Tärkeiden paperien lajittelu on kuitenkin sellainen projekti, joka kannattaa tehdä. Se on hieno tunne, kun osaa heti laittaa tulevan postin oikealle paikalleen. Ja tietää, että tulee sen myös asianmukaisesti käsitelleeksi, kun sen tähän tiettyyn paikkaan laittaa. Organisoidulla arkistolla välttää myös ne kriisit, kun joku paperi pitäisi löytää heti - niiden tuhannen muun lajittelemattoman paperin joukosta, joita lojuu läjissä ympäri asuntoa!

Ensimmäisen kerran tartuin tähän hommaan pari vuotta sitten, kun olimme muuttamassa Ulmista Müncheniin. Olimme sujuvasti muuttaneet Suomesta Saksaan aikamoisen läjän lajittelematonta A4-saastetta, jota en halunnut siirtää enää seuraavaan asuntoon. Kävin läpi ainakin kaksi muuttolaatikollista papereita ja löysin joitakin papereita esimerkiksi vuodelta 2000. Oli siis todellakin aika suursiivouksen!

Etsin netistä tietoa edellämainittuihin kysymyksiin, eli kodin papereiden arkistointiin. En löytänyt mitään kaikenkattavaa ohjesivua, mutta tarpeeksi vinkkejä luodakseni jonkunlaisen oman systeemin.

Jossain vaiheessa aikuiselämääni yritin rei'ittää ja kansioida kaikki tärkeät paperini. Se ei kuitenkaan sopinut minulle, vaan koin mapit vaivalloisiksi ja hankaliksi käyttää. Niinpä tällä kertaa päädyin hankkimaan riittävän määrän kodin kansioita, joissa paperit voi lajitella ilman rei'ittämistä.


Tykkään tästä säilytystavasta. Englanninkielisistä blogeista olen lukenut, että ihmiset voi jakaa järjestämistavaltaan kahteen ryhmään - "filer or piler". Tämä on vapaasti suomennettuja "mapittaja tai kasaaja". Miksi mapittaa, jos löydät paperit paremmin kasasta? Tai miksi lajitella paperit laatikoihin tai lokeroihin, jos löydät ne paremmin mapista?

Washi-teippien myötä kodin kansiot alkoivat toimia vieläkin paremmin: Kansion sisältö ja välilehtien nimet on kirjoitettu näihin teippeihin, joita on helppo irrottaa ja katkoa. Kansion järjestäminen ja uudelleennimikointi käy kädenkäänteessä ja tosiaan noille välilehdillekin voi merkata otsikot helposti.


Ennen kuin paperimme päätyvät näihin arkistokansioihin, ne viettävät aikaa tässä telineessä:


Ylimmäiseen lokeroon laitan kaikki virallisen oloiset ja/tai toimenpiteitä vaativat paperit, jotka lajittelen yleensä laskujen maksun yhteydessä. Näihin kuuluvat siis esimerkiksi maksamattomat laskut, lääkärinlähetteet, joita varten en vielä ole varannut aikaa sekä eri tahoille palautettavat kyselyt ja lomakkeet.

Keskimmäiseen lokeroon laitan paperit, jotka on hyvä säilyttää jonkin aikaa, mutta joita en suoraa päätä arkistoi kodin kansioihin. Näitä ovat esimerkiksi maksetut laskut ja Janin paperit, joiden säilytystarpeesta en tiedä. Käyn ne läpi yleensä siinä vaiheessa, kun lokerossa ei ole enää tilaa.

Alimmaiseen lokeroon tulevat paperit, jotka suoralta kädeltä tiedän kuuluvan arkistoitaviin - esimerkiksi tiliotteet, veropaperit ja maksettavia summia sisältävät vakuutuspaperit.

Teline on sijoitettu olohuoneeseen, melko lähelle tietokonetta, koska laskujen maksu tapahtuu tietokoneella. (Ja tietokone on valitettavasti olohuoneessa eikä missään työhuoneessa, koska tarvitsemme sitä skypetykseen ja television katseluun.)



Mitä sitten katson arkistoinnin arvoiseksi? Noin vuoden vanhat ja sitä uudemman paperit säilytetään kodin kansioissa, ja niissä on seuraavat osastot:

  • Luottokorttilaskut, korttien mukaan lajiteltuna
  • Palkkakuitit, henkilön mukaan lajiteltuna
  • Etuudet
  • Veropaperit
  • Sopimukset
  • Vakuutukset (Nämä oli Suomessa lajiteltu ja vain tärkeimmät säilötty, mutta nyt en ole tarpeeksi selvillä vakuutussysteemeistä tehdäkseni sen, ja säilytän kaiken.)
  • Väestötiedot
  • Kindergarten
  • Terveyspaperit, henkilön mukaan lajiteltuna
  • Osallistumiimme tutkimuksiin liittyvät paperit
  • Kauppakirjat, kuitit, laskut

Ymmärtääkseni verotukseen kuuluvat paperit pitää säästää seitsemän vuotta, kun kyse on henkilökohtaisesta verotuksesta. Näitä lienevät esimerkiksi palkkakuitit, etuuksiin liittyvät paperit sekä verovähennyksiin kelpaavat kuitit ja laskut.

Katson järkeväksi säästää tiliotteet ja luottokorttilaskut, koska niistä näkyy koko rahaliikenteemme käteismaksuja lukuunottamatta. Suomen tilin tiliotteita en ole kyllä netistä erikseen printannut, uskon nettipankin säilyttävän niitä tarpeellisen ajan.

Terveyspaperit sisältää muun muassa lasten suomalaiset ja paikalliset "neuvolakortit" sekä minun rokotuskorttini ja raskauden aikaiset neuvolakirjat. Lapset ovat osallistuneet joihinkin yleishyödyllisiin, terveyteen liittyviin tutkimuksiin, joista olen tärkeimmät asiakirjat säästänyt.

Kauppakirjat, kuitit ja laskut pitää sisällään tositteet kalliiksi arvioimistani hankinnoista ja niiden takuukuitit. Käsikirjat olisin halunnut säilyttää tässä samassa kansiossa, mutta ne ovat isona määränä huonosti kansioon sopivia.

Näiden aktiivisten kansioiden lisäksi meillä on "ikiarkisto", jossa on periaatteessa määrittelemättömän ajan tai ainakin kauan säilytettävät paperit. Näitä säilytetään pitkän lipaston laatikossa, joka on olohuoneessa sekin.


Vasemmalla olevassa raidallisessa kansiossa on saksalaisen pankit tiliotteet. Keskellä näkyvässä pahvilaatikossa on laitteiden manuaaleja. Oikealla on kaksi kansiota, joista toisessa on arkistoidut paperit vuosittain nipuissa.

Toiseen kansioon en ole hetkeen koskenut ja sen kyllä huomaa, sillä siinä on seuraavat osastot:

  • Lainat
  • Pankkisopimukset, pankin mukaan lajiteltuna
  • Talon kauppakirjat
  • Autojen kauppakirjat
  • Vuokrasopimus
  • Työsopimukset
  • Loma-anomukset

Hmm, miksiköhän olen katsonut tarpeelliseksi säilyttää loma-anomukset..? Meillä ole enää taloa eikä autoa eikä minulla työpaikkaakaan, joten tässä kansiossa saattaa olla säilössä jotain turhanpäiväistäkin. Näistä talon ja auton kauppakirjoista minulla ei kyllä ole selvää käsitystä, kuinka kauan niitä myymisen jälkeen olisi järkevää säilyttää. Tietääkö teistä joku?

Meidän arkistointisysteemi toimii melko hyvin. Minä löydän yleensä etsimäni, ja siksi se homma usein lankeaakin minulle. Jani ei taida olla ihan sinut systeemimme kanssa, eli kehittämisen varaa löytyy. Nyt minun pitäisi etsiä käsiini kaikki paperit, jotka liittyvät jollain lailla viime vuoden verotukseen. Listaanpa tähän vielä nekin, jos vaikka motivoituisin homman hoitamaan. Tämä lista on sellainen, jonka olemme saaneet veroavustajaltamme. Hän tekee veroilmoituksen puolestamme antamiemme tietojen mukaisesti.

  • Autovakuutuspaperit
  • Haftpflichtversicherung
  • Maksut Kindergartenista
  • Silmälasien ostokuitit (jollei sairausvakuutus korvaa)
  • Nebenkostenabrechnung
  • Kopio passista
  • Dokumentti lahjoituksista
  • Suomalainen verotuspäätös
  • Selvitys Suomesta saaduista tuloista
  • (Muuttokustannukset)

***

Haluan rohkaista sinua tarttumaan haasteeseen ja järjestämään kodin paperit järkevästi! Ne saa ihan varmasti hallintaan kärsivällisellä ja sitkeällä työskentelyllä, vaikka alkutilanne olisi kuinka paha. Ja lopputulos on niin palkitseva, kun enää ei jää tärkeitä asioita hoitamatta, tärkeät paperit eivät joudu hukkaan eikä joka nurkka pursua epämääräisiä paperikasoja.

Tähän lopuksi pitää todeta, että kunkin henkilön ja perheen arkistointitarpeet ovat erilaisia. Meidän järjestelmä tuskin sopii sellaisenaan kenellekään muulle, mutta toivottavasti saat kirjoituksestani vinkkejä ja inspiraatiota oman systeemisi luomiseen.

No comments:

Post a Comment